罗杰中：民办学校食堂财务总被查？5大核心环节避坑指南来了！

近年来，民办学校食堂因其特殊性成为监管焦点，相关政策文件密集出台，监管力度持续加码。食堂管理作为民办学校运营中的 “高风险区域”，稍有疏漏便可能引发合规问题，不仅影响学校声誉，更关乎师生饮食安全与权益。在此背景下，民办学校如何突破 “问题雷池”，通过科学的事前控制与系统的风险防范机制，实现食堂管理的规范化、透明化，成为亟待解决的核心课题。本文将从采购计划、供应商管理、验收流程、仓储管控及地方政策适配等关键环节，深入剖析民办学校食堂应对财务监管的具体路径与风险防范要点。

根据时代智汇咨询团队在多家民办学校的调研发现，学校食堂管理中对于采购计划制定的环节较为薄弱，大部分食堂采购计划主要依据厨师长等管理者的历史经验等，临时制定并执行，采购计划缺少系统化的宏观调控及必要的记录痕迹。

采购计划的核心是 “按需采购”，需基于实际需求科学测算（以在校学生人数、教职工就餐人数为基础），结合“动态调整因素”（如节假日等特殊日期）和实际库存余量制定计划。

采购计算须区分不同类型的食材制定相应的采购计划频率。例如耐储存的食材（大米、干货、调料等）可以按照“现有库存+计划采购量=未来周期需求量”执行；对于生鲜食材，则需按照“当日 / 次日消耗” 精准采购，原则上避免囤积。

学校应当周期性的结合实际食材消耗量，对采购计划进行动态化调整，及时对消耗量异常的周期进行反馈分析。

学校食堂供应商管理主要包括以下几个方面：

1、建立供应商准入机制。结合供应商资质（营业执照、食品经营许可证等）、服务质量、商品质量、供货稳定性、价格等多维指标对供应商进行评估并建立准入标准，筛选符合准入条件的供应商名单，并以年度为周期对名单进行重新评估及调整。

2、采购合同及供货凭证留存管理。与长期合作的供应商签订采购合同协议，确保每一次的采购流程中供应商都提供了合规完整的采购凭证，包括但不限于供货清单、物流信息、签收记录、订单发票等。

3、供应商的实地考察。对于重点供应商应当进行实地考察（如肉类、粮油等核心食材供应商），核查其仓储条件（如是否符合冷链要求、是否分区存放生熟食材）、生产流程（如加工环境是否卫生）等，避免 “资质合格但实际操作违规”。除了以上目标外，学校在实地考察亦可以对多家供应商执行询价流程，以确保采购价格的合理性。

供应商作为学校食堂食材的重要来源，对于其合规性的筛选及审核能够最大程度上降低学校食堂在监管中频发的各类风险。

食堂采购验收主要包括数量及质量验收。我们在走访的许多民办学校中，对于食堂的采购验收较为简化，通常只配备了一位验收员，以食堂管理员通过观察清点验收的方式居多，清点数量的同时对食材质量进行检查。

而在验收程序中做得相对完善的学校，通常会包含多个人员在验收过程中进行交叉复核，包括采购人员的现场观察，仓库管理员收货验收（数量和外观检查，与供货单核对），厨房切配组长分拣验收（个体质量检查）。通过采用多人模块化的验收方式能够提升验收效率的同时，将责任与风险明确，促使各环节的责任人互相监督。

仓储管理一直是食堂运营上的重点，主要项目包括出入库管理，收发存的核算，以及库存盘点。

1、出入库管理方面。学校在实务中需要注意的是出入库是否准确记录，即便是当天采购、当天使用的生鲜食材也应当具备完整的出入库记录。

2、收发存的核算管理。目前许多民办学校在仓储管理中未建立收发存数据的核算系统，不利于学校在食材采购入库到出库消耗过程中的数据统计及管控。若实际库存数据与财务数据产生较大差异时，无法及时对误差和差异情况进行跟进和调整。

3、库存盘点。库存盘点是许多民办学校不受重视的方面，学校会以食材剩余较少等作为不盘点的理由。而实际情况是，若执行定期规律的盘点工作，不可能每次都是没有库存或库存较少的情况，否则库存必然是有问题的。需要注意的是，盘点工作不仅仅是对于库存数量的清点，也是对于食材是否过期，是否变质等项目进行检查。很多学校虽然进行了盘点工作，但没有形成盘点记录，在应对检查时拿不出任何东西，这也是盘点工作没有做到位的情况。

自2024年初以来，一系列对民办学校食堂管理的检查逐步展开，目前检查频率大有不降反升之势，而各省市、各区域对于民办学校食堂检查的侧重点和指标均有所不同。

以食堂结余管控政策为例，浙江省发布的《浙江省教育厅关于加强义务教育中小学食堂财务管理的意见》浙教计〔2009〕42号文件，提到“……食堂的结余款（含历年的结余款），要专项用于改善学生伙食和食堂的设施、设备……”，食堂结余款并非规定硬性指标要求，监管重点主要在于使用用途。而江苏省发布的《省教育厅 省财政厅关于进一步加强中小学食堂财务管理的通知》苏教财函〔2022〕20号文，对于食堂结余的描述则是“食堂年度收支应基本平衡，每学期末据实结算学生伙食费，多退少补，不得以任何理由截留学生伙食费结余资金”，侧重点在学校食堂结余水平本身的控制上。在实务中，我们甚至能看到不同地域在食堂结余监管上会设定更加明确的结余比例指标，而不同地区监管控制比例也不尽相同的情况是屡屡可见的。

因此，民办学校在食堂管理上需要特别注意当地主管部门发布的地域性政策文件，以及在实际监管中的侧重点，地方政策的差异化在一定程度上反应了主管部门对于地区差异的研究，学校可以藉此以更加效率的方式提高学校食堂的经营管理质量。