昨天，有位民办学校的教师朋友跟我吐槽，说他们学校的校长简直是个会迷，早晨开、课间操开、中午开、课外活动开、晚学后开、甚至上课的时候也开，并且做到了周一到周五，天天如一日的开会。最近更是变本加厉，真是让人绝望。原本就因疫情导致教学时间被压缩，教学质量直线下降，还这么折腾人，有这功夫开会，还不如让我们静下心来教书。

其实，类似的抱怨声在教师之中并不少见，虽说并不是所有的校长都是大会、小会的开个不停，但是经常开教师会在一些学校还真是司空见惯的事情。

民办学校的校长及其管理者们也是一肚子的委屈，虽然可能有个别管理者因为自己曾在公办学校任职，在体制内待久了，沾染上了一些官僚主义习气，喜欢搞些文山会海等形式主义。

又或者是因为学校历年来的传统就是这样，几年甚至十几年如一日的坚持着开会的传统，校长都换了几任了，开会的传统还保留着。说出来不怕你笑，我有一同学所在的学校就是这样，他大学毕业后回母校任教，学校每周日晚上准时开全体教师会，几乎风雨无阻。我同学有些不习惯，但是有位以前教过他的老师却不以为然的说：“你在这上学的时候就这样！”，而这距离我同学从该校毕业已经过去六年了，校长也换了两任。

不过，大部分校长及其管理者开会，还真是因为工作需要。现在学校的工作压力不仅仅在于日常教学，还有许多其它方面的工作，这些工作都对学校的良性发展有着必不可少的促进作用，比如重要会议精神的传达、省市的督导工作、上级布置的教学和安全工作等。尤其是近期，受疫情影响，开会的频次就更是不消说了。

这些会议精神和工作必须及时准确地传达到全体教职工，并且逐级落实，不召开全体教职工会议显然是不现实的。除此之外，学校的各项工作中随时发现的问题，需要及时总结的经验等，也需要及时召开全体教职工会议予以解决。

值得所有民办学校的管理者们警醒的是，如果学校的管理者们不能让老师们发挥所长（即让他们专注于教学），反而频繁下达文书，让没完没了的会议占用了他们的教学时间。那么，这样就会让他们既无法做出贡献，也扼杀了他们的热情和积极性。长此以往，他们产生不满、没有成就感，最终离心离德也是不可避免的了。因此，从这个意义上说，提高开会的效率就是提升教师们的生产率和满意度。

那么，怎样才能提高开会的效率呢？今天我就给大家支支招！

最好的效率提升方法是不开会

说到这，您可能会有疑问了，刚才你还说罗列了一大堆开会的理由呢？怎么现在又让我们不开会呢？您先别急，让我慢慢给您掰扯掰扯。

首先，要搞清楚为什么开会，即开会的目的

会议是指三个或三个以上的人（其中一个为主持人），为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：

1. 提供信息；

2. 汇集信息；

3. 解决问题；

4. 宣传政策；

5. 培育训练。

清楚了开会的目的，接下来我们一起来探索一下不用开会，却照样可以发挥会议功能的诸种途径。

提供信息

我们可凭微信、短信、便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，会议的主持人不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。

收集信息

召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。比如像下面这种搜集信息的办法就比开会简单高效得多，不过，最好在语气上稍微温和一些，还要记得温馨提醒下大家：收到请回复！这样就是一个完整的信息反馈链了。

解决问题

当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。

宣传政策

当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途径：

第一：书面宣传；

第二：面对面个别宣传；

第三：凭开会宣传。

比如像上图所示的学校通知就完全没有必要开会，可以直接在微信群里下达。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位教师特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在：与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。

培育训练

由于人力开发重要性已被学校所确认，因此教师的培育训练也越来越普遍。大多数学校除采用专门会议的方式，为其教师实施培育训练——除却一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：

1. 指定教师阅读书刊；

2. 要求参加函授课程；

3. 主管或其他有训练专长的人，为教师进行个别指导；

4. 派遣教师学习外界训练课程；

5. 以“企校联合”方式，派遣教师到教育咨询机构进修。

尽管培训会议已逐渐受学校所重视，但该种会议兴办，至少应能满足下列六个条件：

1. 需要培训人数甚多（至少在10人以上）；

2. 培训会议可以满足培训人员真正需要；

3. 学校可以提供或租到良好的培训场地及设备；

4. 学校可以腾出上班时间供教师培训；或教师愿意利用私人时间接受培训；或学校愿为教师提供私人时间接受培训，而给与津贴；

5. 学校内部能够物色到合适人选，来从事培训工作策划及实行；

6. 培训会议效益大于培训会议成本。

如果这六个条件未能同时满足，则不应轻易采取培训会议作为培训手段，而应选择其它的替代途径。

其次，仔细观察不难发现，许多会议是基于不正当的理由而召开的

六种常见的开会的不正当理由：

1. 为满足无聊的愿望而开会：有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天，并没有多大差别。

2. 为符合惯例或传统作风而开会：有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”。例会召开与议案有时无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议！

3. 为攀比而开会：有些会议是因“人家部财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开。这一类会议在目的不是为处理实际问题。

4. 为表功而开会：有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。

5. 为推却责任而开会：有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。

6. 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会：有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属之中，有两位经常迟到早退。他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他同事在场而产生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因此对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低沉。因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个人士气低沉之外，将无实际效果可言。

为了消除基于不正当的理由而召开的会议，目前一般机构所采取的对策是：

1. 偶尔取消一两次会议，以检验这类会议需要程度；

2. 将预定会议延期举行，或将其议程并入下次会议的议程之中，以减少会议次数；

3. 局部或全部取消例会，将需要开会讨论的议案集中在一起，等议案积累到相当程度再开会。至于重要且紧迫的议案，则可随时召开会议讨论；

4. 在机构内部制定这样的政策：所有的会议都要获得上级的批准才能召开。只要上级主管对属下所要求召开的会议不是有求必应，这种政策才能发挥实效，属下若无充分的正当理由，将不敢随便开会。

最后，让我们总结一下：会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段，但它并非是发挥该功能的唯一手段，也未必是最好的手段，应设法减少那些基于不正当的理由而召开的会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。

遵循《罗伯特议事规则》会议更高效

如果通过上面的步骤检视一遍之后，您认为还是有必要开个会才能解决问题，那我就有必要给您介绍一下《罗伯特议事规则》了，该规则是由美国一位将领——罗伯特提出一套开会的议事准则。

在当今世界，无论是公共领域中的联合国大会、欧盟议会、各国国会的议事程序，还是私人领域里如上市公司、合伙小店、兴趣团体、学校班会等的议事章程，无不以《罗伯特议事规则》为依据和蓝本，而议事规则也成了一门专门的学问，该规则很长，可以写一本书。

为了方便大家的理解和操作，我把《罗伯特议事规则》的精义提炼出来，列为下面的12条原则：

第1条动议中心原则：动议是开会议事的基本单元。“动议者，行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议，它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论，无动议不讨论。

第2条主持中立原则：会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序，尽可能不发表自己的意见，也不能对别人的发言表示倾向。（主持人若要发言，必须先授权他人临时代行主持之责，直到当前动议表决结束。）

第3条机会均等原则：任何人发言前须示意主持人，得到其允许后方可发言。先举手者优先，但尚未对当前动议发过言者，优先于已发过言者。同时，主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言机会，以保持平衡。

第4条立场明确原则：发言人应首先表明对当前待决动议的立场是赞成还是反对，然后说明理由。

第5条发言完整原则：不能打断别人的发言。

第6条面对主持原则：发言要面对主持人，参会者之间不得直接辩论。

第7条限时限次原则：每人每次发言的时间有限制(比如约定不得超过2分钟）；每人对同一动议的发言次数也有限制（比如约定不得超过2次）。

第8条一时一件原则：发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后，才能引入或讨论另外一个动议。（主持人对跑题行为应予以制止。）

第9条遵守裁判原则：主持人应制止违反议事规则的行为，这类行为者应立即接受主持人的裁判。

第10条文明表达原则：不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好，辩论应就事论事，以当前待决问题为限。

第11条充分辩论原则：表决须在讨论充分展开之后方可进行。

第12条多数裁决原则：（在简单多数通过的情况下）动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数（平局即没通过）。弃权者不计入有效票。

按其需要，议事程序的规定可以或繁或简，议事规则的基本精神却是非常简约清晰的，大致来说有五项：权利公正、充分讨论、一时一件、一事一议、多数裁决。

第1项和第5项是现代文明所长期追求并正在努力贯彻的，已经形成了广泛的共识。第2、3、4三项则提供了议事规范落实的技术保障，能够有效地纠正或避免在会议常遇到的发散跑题、一言堂、打断他人发言，甚至恶意揣度、粗言相激、肢体相争等不文明的现象。不难看到极简版的十二条原则，大多数是在操作层面上促进效率和达成目标的规定。

如果您觉得这十二条规则还是太长，不好记忆，那你只需把握以下三个特点即可：

约定性，即规则明示在前，对事不对人；

工具性，凡事不往道德上扯，能用工具来解决的绝不无端拔高和指控；

价值中性，旨在凝聚组织认同，提高运作效率，平衡多元利益，通过文明议事来说服、辩论、妥协，从而形成有效果的行动。

总之，“罗伯特议事规则”有非常精巧且实用的安排，相信如果该规则成为民办学校所有管理人员的共识，一定可以大大提升开会的效率，提升教师们的生产率和满意度。